Bekræftet oversættelse af dokumenter til myndigheder i ind- og udland

I daglig tale er en bekræftet oversættelse en oversættelse, som følges af en bekræftelse af, at den svarer til originalen. Hvem der skal bekræfte, hvilket sprog der kræves, og om dokumentet også skal have apostille eller legalisering, fastsættes af den myndighed eller det land, der modtager dokumentet. Siden er generel information og ikke rådgivning. Reglerne ændrer sig, og modtageren afgør, hvad der gælder i den enkelte sag.

Tre led, der ofte blandes sammen

En bekræftet oversættelse kan indeholde flere forskellige led. De bekræfter hver sin ting:

Led	Hvad det bekræfter	Hvem udfører det
Oversættelsen	Dokumentets indhold på et andet sprog	Oversætter eller translatør
Bekræftelse af oversættelsen	At oversættelsen svarer til originalen	Oversætteren, i nogle sammenhænge med notarbekræftelse
Bekræftet kopi	At en kopi svarer til originalen	Den myndighed, der udstedte dokumentet, eller en notar
Apostille eller legalisering	At et offentligt dokument er ægte	En myndighed i det land, der har udstedt dokumentet

I Danmark kan en bekræftet kopi udstedes af den myndighed, der har udstedt dokumentet, og af en notar ved domstolene (e-Justice).

Hvilke dokumenter og hvilke modtagere

Det er især offentlige dokumenter, der skal oversættes og bekræftes, fx fødsels- og vielsesattester, skilsmisse- og separationsafgørelser, straffeattester, eksamensbeviser og retsdokumenter. Kravene afhænger af modtageren:

• Danske myndigheder er som hovedregel kun forpligtet til at modtage offentlige dokumenter på dansk og kan ellers forlange dem oversat. Efter den nordiske sprogkonvention kan visse dokumenter dog modtages på finsk, islandsk, norsk og svensk, fx navnebeviser, vielses- og partnerskabsattester og afgørelser om skilsmisse og separation. I navnesager kan dokumenter også modtages på tysk og engelsk, og en ren straffeattest kan også modtages på engelsk. En dansk myndighed kan i den konkrete sag godtage andre sprog, men har ikke pligt til det (e-Justice).
• Danske domstole: I en retssag skal dokumenter på fremmede sprog ledsages af en oversættelse. Kræver retten eller modparten det, skal oversættelsen bekræftes af en uddannet translatør eller lignende. Oversættelsen kan undlades, hvis parterne er enige, og retten selv forstår sproget (retsplejelovens § 149, stk. 2).
• Udenlandske myndigheder: Det er modtagerlandet, der fastsætter kravene. Ifølge Udenrigsministeriets vejledning kræver Spanien fx en autoriseret oversættelse til spansk, og er den lavet i Danmark, skal den også have apostille.

Hvad ordet »autoriseret« dækker, afgør modtageren. Den statslige autorisation af translatører ophørte i 2016, men ordet bruges stadig i vejledninger. Baggrunden står under translatør.

Danske dokumenter til udlandet: rækkefølgen

Udenrigsministeriet beskriver denne rækkefølge for danske dokumenter, der skal bruges i udlandet:

1. Oversættelsen laves. Oversætteren underskriver en tro- og loveerklæring, som en notar ved byretten påtegner. Kommer oversættelsen fra en oversættelsesvirksomhed, kan et handelskammer i stedet bekræfte den.
2. Pakken hæftes sammen: oversættelse, erklæring og originaldokument.
3. Udenrigsministeriet legaliserer eller apostillerer hele pakken.

Nogle punkter i vejledningen er værd at kende:

• Oversættelsen kan kun legaliseres, hvis originalen også bliver det.
• Der stilles ikke krav om, at oversættelsen er lavet af en certificeret translatør.
• Udenrigsministeriet legaliserer hverken udenlandske dokumenter eller oversættelser af dokumenter, som ikke er udstedt af en offentlig dansk myndighed.
• Dokumenter med digital signatur kan få en e-apostille, men det er den modtagende myndighed, der afgør, om den anerkendes.

Udenlandske dokumenter til Danmark

Rækkefølgen vendes om, når et udenlandsk dokument skal bruges i Danmark. Familieretshuset beskriver den fx for udenlandske ægteskabsdokumenter: Dokumentet får først apostille i det land, der har udstedt det. Derefter oversættes det til dansk, engelsk eller tysk, og apostillen skal også oversættes. Dokumenter fra lande uden for konventionen skal som udgangspunkt legaliseres. Reglerne gælder den enkelte sagstype, og andre myndigheder kan stille andre krav.

Apostille og legalisering

Apostillekonventionen blev underskrevet i Haag den 5. oktober 1961 og trådte i kraft den 24. januar 1965. Danmark underskrev den 20. oktober 2006, ratificerede den 30. oktober 2006, og den trådte i kraft for Danmark den 29. december 2006 (Wikipedia).

• En apostille er én påtegning fra en myndighed i det land, der har udstedt dokumentet. Den erstatter den kæde af legaliseringer, der ellers ender i modtagerlandet, og modtagerlandet må ikke kræve yderligere attestering.
• Konventionen dækker retsdokumenter, administrative dokumenter (fx civilstandsattester), notarielle dokumenter og officielle påtegninger på private dokumenter. Den dækker ikke dokumenter fra diplomater eller konsuler og heller ikke administrative dokumenter om handel eller told.
• Udenrigsministeriet er Danmarks apostillemyndighed og kan legalisere danske dokumenter fra offentlige danske myndigheder.
• Lande uden for konventionen kræver normalt legalisering. Hvilket land der kræver hvad, ændrer sig, så modtageren eller udstedelseslandets myndigheder kan oplyse, hvad der gælder.

Mellem EU-lande

EU-forordning 2016/1191 har gældt siden 16. februar 2019. Den fritager visse offentlige dokumenter for apostille mellem EU-lande, bl.a. om fødsel, død, ægteskab, registreret partnerskab, adoption, bopæl og ren straffeattest. Forordningen indfører også frivillige flersprogede standardformularer, som kan vedlægges dokumentet, så en oversættelse kan undgås. Om dokumentets indhold og retsvirkning anerkendes i modtagerlandet, ligger uden for forordningen (e-Justice).

Tjekliste: hvad kan man spørge modtageren om?

• Hvilket sprog skal oversættelsen være på?
• Skal oversætteren have en bestemt titel, uddannelse eller dokumentation, fx »autoriseret translatør«, eller accepteres andet?
• Skal oversætterens erklæring bekræftes af en notar?
• Skal originalen eller en bekræftet kopi vedlægges?
• Skal dokumentet have apostille eller legalisering, og i hvilken rækkefølge skal de enkelte led udføres?
• Skal selve apostillen og eventuelle stempler også oversættes?
• Kan dokumentet afleveres digitalt, og anerkendes en e-apostille?
• Hvilke dokumenter kan modtages uden oversættelse, fx på et nordisk sprog?

Modtagerens svar indgår typisk i opgavebeskrivelsen til oversætteren, som omtales under oversætterens arbejde. Juridiske og tekniske dokumenter stiller ofte særlige krav til termer og formuleringer, som er beskrevet under fagtekster.